让你的to-do list更有效的9个建议

我们每个人都想将工作和生活管理得井井有条,有效的时间管理方法对于生活的帮助自然是不言而喻,所以相信大部分人都和我一样多少使用过一些时间管理的工具,最常见的就是在outlook中带有的“任务”(to-do list)功能,但往往用过一段时间后就会因为种种原因而不再使用,最重要的原因往往就是to-do list发挥不了很好的效果。我就不只一次地兴致勃勃地告诉自己“这次是真的要开始实施to-do list管理了”,但也不只一次地以失败和不能坚持而告终。

时间管理专家Mark Forster认为to-do list没有效果的主要原因有两个:一是你从来不会完整地完成一份to-do list,二是你往往在完成一个工作后,会再想到几个后续需要跟进的事,所以to-do list会越来越长,越来越多。针对这种情况,他还给出改进to-do lists的九个建议:

1、将to-do list写在纸上而不是放在电脑上
2、不要重新抄写,保持各项目的原貌以及修改,你也可以知道每个项目在列表上保留了多长时间
3、谨慎选择to-do list上的项目,只写下那些你真正有时间去完成的工作,而且需要预留需要应付各种意外情况的时间
4、新想法单独列出,不要将新想法直接写到to-do list中,单独列个“日后可能做”的列表
5、保持每个项目都是可具体执行的行动,最好不要写“完成XX项目的报告”这样的项目,而是写“完成XX项目报告的提纲”等等
6、不要为每个项目分优先级,这点与我们一般的了解有很大的不同。Mark认为如果为项目分优先级,那么那些优先级低的项目就永远都不会被完成,如果我们已经谨慎地确定了必须作的项目才写到to-do lists上,那么再区分优先级就没有什么意义
7、从头开始浏览to-do list,可以先选择你目前最喜欢做的事来做,但一定要从头开始逐一浏览,而不要随机挑选
8、每次完成一项工作后,都再次从头开始浏览
9、对于email,也按照时间顺序从头开始浏览,选择需要处理的工作

其实Mark也说,他自己并不喜欢to-do lists。虽然上面的建议应该会对我们改进任务列表的效果有所帮助,但我仍对实际效果持怀疑态度,而且在阅读了这篇文章后更加感觉GTD的方法对于时间管理以及提高工作效率会有很大的帮助,准备在最近整理一些相关资料,并开始GTD。