谁偷走了你的时间?

相信不少人有和我类似的经历,一整天似乎总是忙忙碌碌,感觉时间不够用,但到了晚上一清点,却往往发现有很多计划好的事情都没有完成,忙碌的一天似乎没有什么效果,那么那些时间到底花到哪里去了,是谁偷走了我的时间?Donald E. Wetmore博士认为有11个时间窃贼每天都在窥视着你的宝贵时间,并不时下手偷走它。

1、缺乏计划:缺乏工作计划会让你每天“随机”地处理遇到的事,而可能忘记最需要在当天解决的问题,GTD的方法应该能够在很大程度上帮助解决这个问题。
2、最后期限:临近最后期限的时候,由于时间的压力及紧迫感,往往工作匆忙,可能会需要反复地去回头修改,浪费了时间,通过对事件的良好管理应该能够尽量避免的最后期限到来的时候才匆匆忙忙地赶工的情形。
3、拖拉不决:计划如果只是停留在计划就永远不能成为现实,重要的是要着手去做。一旦起步了就会发现其实坚持下去并不太困难。
4、突发事件:每天总会遇到不少突发事件,但并不是所有的突发事件都需要马上去进行处理,根据需要去判断是应该马上处理这件事还是将它放到工作计划中以后再处理。
5、缺乏授权:要善于利用别人的时间与能力,不需要任何事都亲力亲为
6、无谓会议:没有效果的会议往往是最大的浪费时间的窃贼,在开会之前考虑一下这个会议是否必需的,是否所有参加会议的人员都是有必要参加的。
7、不及时归类:人们往往等事情集中成一堆了才会开始处理,但这样会浪费时间在反复的处理和分类上,最好在遇到新事情的时候就进行及时地分类或处理(感觉这条与GTD的方法略有差异)
8、乱找东西:将经常需要用到的工具或材料放在手边很方便就够得到的地方,而不要去寻找。
9、缺乏关系网:良好的关系网络能够帮助你解决不少问题,在平时就要注意建立自己广泛的关系网络
10、情绪不佳:不佳的情绪会让你花更多的时间去抱怨问题,而不是积极地寻找解决的方法,严重影响效率
11、消极思维:如果周围有很多思考问题消极的人,往往需要花费大量的时间去听他们的抱怨,而不能专心工作。

其中我比较认同的是1、3、4、5、6这几条,那么对于你来说,是否这11个时间的窃贼也是每天都将你宝贵的时间悄悄地偷走了呢?

原文:The Time Theives

让你的to-do list更有效的9个建议

我们每个人都想将工作和生活管理得井井有条,有效的时间管理方法对于生活的帮助自然是不言而喻,所以相信大部分人都和我一样多少使用过一些时间管理的工具,最常见的就是在outlook中带有的“任务”(to-do list)功能,但往往用过一段时间后就会因为种种原因而不再使用,最重要的原因往往就是to-do list发挥不了很好的效果。我就不只一次地兴致勃勃地告诉自己“这次是真的要开始实施to-do list管理了”,但也不只一次地以失败和不能坚持而告终。

时间管理专家Mark Forster认为to-do list没有效果的主要原因有两个:一是你从来不会完整地完成一份to-do list,二是你往往在完成一个工作后,会再想到几个后续需要跟进的事,所以to-do list会越来越长,越来越多。针对这种情况,他还给出改进to-do lists的九个建议:

1、将to-do list写在纸上而不是放在电脑上
2、不要重新抄写,保持各项目的原貌以及修改,你也可以知道每个项目在列表上保留了多长时间
3、谨慎选择to-do list上的项目,只写下那些你真正有时间去完成的工作,而且需要预留需要应付各种意外情况的时间
4、新想法单独列出,不要将新想法直接写到to-do list中,单独列个“日后可能做”的列表
5、保持每个项目都是可具体执行的行动,最好不要写“完成XX项目的报告”这样的项目,而是写“完成XX项目报告的提纲”等等
6、不要为每个项目分优先级,这点与我们一般的了解有很大的不同。Mark认为如果为项目分优先级,那么那些优先级低的项目就永远都不会被完成,如果我们已经谨慎地确定了必须作的项目才写到to-do lists上,那么再区分优先级就没有什么意义
7、从头开始浏览to-do list,可以先选择你目前最喜欢做的事来做,但一定要从头开始逐一浏览,而不要随机挑选
8、每次完成一项工作后,都再次从头开始浏览
9、对于email,也按照时间顺序从头开始浏览,选择需要处理的工作

其实Mark也说,他自己并不喜欢to-do lists。虽然上面的建议应该会对我们改进任务列表的效果有所帮助,但我仍对实际效果持怀疑态度,而且在阅读了这篇文章后更加感觉GTD的方法对于时间管理以及提高工作效率会有很大的帮助,准备在最近整理一些相关资料,并开始GTD。