用GTD方法管理邮件收件箱

当我们在一个新起点的时候,总会有很多美好的计划和想法。正如我不久前刚刚换了一台新电脑,所以就计划这次要让自己的邮件收件箱保持干净和整洁,而不是像以前那样堆满了数千封邮件(其中甚至有数百封未读邮件),迁移到新系统需要转移数G的邮件数据,而且凌乱的收件箱还明显影响工作效率(需要花时间去找那些邮件需要处理以及常常要用搜索功能去查找邮件)和造成邮件附件管理的麻烦。

与我以往常用而且似乎也颇为流行的使用邮件过滤器来自动筛选邮件并归入相应文件夹的方法不同,这次我希望使用GTD的方法来管理我的收件箱。

GTD的核心就在于将所有的信息都进行处理,安排好它的下一步,所以我现在对所有的邮件都不设置过滤器,让他们全都进入收件箱,当然这并不是任它们呆在收件箱中,我尽量保持每天都清空收件箱的习惯。而按照GTD的原理,所有从inbox出来的东西只有三个归宿:删除、归档和确定下一步行动(包括行动、未来某天与等待)。

所以,我对邮箱作以下设置:

1、建立一个“行动”文件夹,并在其中设置”@Today”(存放紧急需要处理的工作),”Wait”(存放等待他人回复的工作)和”Someday”(存放日后某个时刻可能需要处理的工作),”To Do/Read”(存放需要处理但不太紧急的工作)几个子文件夹;
2、建立一个“存档”文件夹,并在其中根据不同项目或邮件内容分别设置子文件夹,将所有日后可能需要作为参考的邮件内容分别归类存入归档文件夹。

在收到邮件之后,就根据邮件内容判断如何处理该邮件,是删除、归档还是需要作出行动。如果需要归档,则将其移入存档文件夹下的相应子文件夹中,需要归档的邮件是指邮件本身需要存档,如果只是附件需要存档的话,还是将其另存到硬盘上,以免邮件客户端越来越庞大,降低运行效率;如果需要作出行动,则考虑是否可以在一两分钟之内完成,比如转发给某位同事,如果可以的话就立即处理,如果不行的话,就将其移动到行动文件夹中的相应子文件夹中。在发送邮件的时候如果是需要等待对方回复采取下一步行动的邮件,则同时抄送自己一份,并可以设置自动过滤器将其归入Wait文件夹,以便提醒自己日后等待对方答复。而在GTD中,定期的回顾也很重要,需要每周定期浏览一下行动文件夹下的各子文件夹。

我现在使用的ThunderBird邮件客户端还可以灵活地利用标签功能与已保存搜索功能达到更好地实施GTD的效果(via here)。在雷鸟中用户可以自行定义五个标签,而且可以用快捷键(1、2、3、4、5)给邮件迅速加上标签。我分别设置了@Today, Waiting, Someday, To Do/Read这四个标签,有一个暂时空着因为我还没想好设什么标签。再通过文件-〉新建-〉已保存搜索分别建立几个保存搜索作为文件夹这样在收到邮件的时候,只需要按快捷键就可以迅速地对邮件进行分类了,当然存档邮件需要手工移动。希望这次采用的邮件管理办法能够保持收件箱干净整洁,也能够让电子邮件也成为自己有效的GTD工具。

不过使用雷鸟GTD有个小的不足在于,GTD对于有确定日期的行动是放到某个日期的任务中,这样就可以到时候给自己一个提醒,但在雷鸟中无法作相应的设置,比较方便的解决办法就是在自己使用的其他日程表软件上标注提醒。如果你使用的是Outlook,则可以从这篇blog中学习在邮件中设置到期提醒的方法。

除了使用上面的方法来GTD外,下面的这几条对于管理电子邮件应该也具有参考意义:

1、充分利用垃圾邮件过滤功能,现在不少的邮件客户端或者是WebMail都具有垃圾邮件过滤功能,应该充分利用垃圾邮件过滤避免花时间处理这些无效的垃圾邮件。
2、不建议使用工作邮箱订阅Newsletter,如果确实想只用一个邮箱的话,就需要设置邮件过滤器,将邮件列表过滤到专门的文件夹中。
3、不要害怕删除邮件,对于那些第一感没有保留和日后参考价值的邮件就大胆地删除。如果确实在日后几天内需要查阅某封邮件,别担心,只要在邮件客户端设置在服务器上保留最近7天的邮件,我想在7天之后都不需要查阅而且你感觉没有存档必要的邮件日后还需要查阅的可能性个人感觉是很小的。
4、适当增加邮件客户端自动检查新邮件的间隔时间,或者取消新邮件到达提醒,因为频繁的自动检查与提醒很可能会分散你对手头工作的注意力,从而降低效率。
5、定期清空发件箱,由于自己发出的重要邮件已经抄送自己一份,并按照上面的GTD的方法存档或者等待处理,因此其他的已发送邮件基本上都可以安心地删除了。如果担心自己会忘记抄送给自己,如果客户端支持,也可以直接设置所有的已发送邮件都抄送自己一份(ThunderBird可以)。

ps. 这里列了不少关于管理邮件的方法,比如如果你使用的是Gmail,则可以下载这份PDF文件看看如何使用Gmail来GTD。

谁偷走了你的时间?

相信不少人有和我类似的经历,一整天似乎总是忙忙碌碌,感觉时间不够用,但到了晚上一清点,却往往发现有很多计划好的事情都没有完成,忙碌的一天似乎没有什么效果,那么那些时间到底花到哪里去了,是谁偷走了我的时间?Donald E. Wetmore博士认为有11个时间窃贼每天都在窥视着你的宝贵时间,并不时下手偷走它。

1、缺乏计划:缺乏工作计划会让你每天“随机”地处理遇到的事,而可能忘记最需要在当天解决的问题,GTD的方法应该能够在很大程度上帮助解决这个问题。
2、最后期限:临近最后期限的时候,由于时间的压力及紧迫感,往往工作匆忙,可能会需要反复地去回头修改,浪费了时间,通过对事件的良好管理应该能够尽量避免的最后期限到来的时候才匆匆忙忙地赶工的情形。
3、拖拉不决:计划如果只是停留在计划就永远不能成为现实,重要的是要着手去做。一旦起步了就会发现其实坚持下去并不太困难。
4、突发事件:每天总会遇到不少突发事件,但并不是所有的突发事件都需要马上去进行处理,根据需要去判断是应该马上处理这件事还是将它放到工作计划中以后再处理。
5、缺乏授权:要善于利用别人的时间与能力,不需要任何事都亲力亲为
6、无谓会议:没有效果的会议往往是最大的浪费时间的窃贼,在开会之前考虑一下这个会议是否必需的,是否所有参加会议的人员都是有必要参加的。
7、不及时归类:人们往往等事情集中成一堆了才会开始处理,但这样会浪费时间在反复的处理和分类上,最好在遇到新事情的时候就进行及时地分类或处理(感觉这条与GTD的方法略有差异)
8、乱找东西:将经常需要用到的工具或材料放在手边很方便就够得到的地方,而不要去寻找。
9、缺乏关系网:良好的关系网络能够帮助你解决不少问题,在平时就要注意建立自己广泛的关系网络
10、情绪不佳:不佳的情绪会让你花更多的时间去抱怨问题,而不是积极地寻找解决的方法,严重影响效率
11、消极思维:如果周围有很多思考问题消极的人,往往需要花费大量的时间去听他们的抱怨,而不能专心工作。

其中我比较认同的是1、3、4、5、6这几条,那么对于你来说,是否这11个时间的窃贼也是每天都将你宝贵的时间悄悄地偷走了呢?

原文:The Time Theives

GTD的基本理念、方法与网络资源

GTD来自于David Allen的一本畅销书《Getting Things Done》,国内的中文翻译本《尽管去做:无压工作的艺术》由中信出版,而在网络上流传的《搞定!-2分钟轻松管理工作与生活》的中文名则是台湾译本的名称。GTD在Amazon的销售排名中名列98位,在国外的Blogger中也引起大量的讨论与研究,而《尽管去做》这本书在国内却没有引起太多的反响,而且国内大部分对于GTD的讨论都集中在几个主要的PDA论坛,中文Blog圈中的相关讨论则很少,而且其中还有不少是转摘的内容。

GTD的理念:GTD的核心理念在于只有将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划,你才能够心无挂念,全力以赴地做好目前的工作,提高效率。而当你总是有些事萦绕在心头,悬而未决的时候,你要么就是会不时地想起它而影响现在的工作,要么就是会忘记了去做。而GTD通过将所有的这些事都罗列出来再进行分类,确定下一步的处理方法,将所有这些悬而未决之事都纳入我们可控制的一个管理体系中。

GTD的基本方法:GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。

  • 收集:就是将你能够想到的所有的未尽事宜(GTD中称为stuff)统统罗列出来,放入inbox中,这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子,也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑,记录下所有的工作
  • 整理:将stuff放入inbox之后,就需要定期或不定期地进行整理,清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理,对于不能付诸行动的内容,可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾几类,而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成,如果可以则立即行动完成它,如果不行对下一步行动进行组织
  • 组织:个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤,组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统,而对下一步行动的组织则一般可分为:下一步行动清单,等待清单和未来/某天清单。等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作,未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子等等。而下一步清单则是具体的下一步工作,而且如果一个项目涉及到多步骤的工作,那么需要将其细化成具体的工作。GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于,它作了进一步的细化,比如按照地点(电脑旁、办公室、电话旁、加利、超市)分别记录只有在这些地方才可以执行的行动,而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作
  • 回顾:回顾也是GTD中的一个重要步骤,一般需要每周进行回顾与检查,通过回顾及检查你的所有清单并进行更新,可以确保GTD系统的运作,而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作
  • 执行:现在你可以按照每份清单开始行动了,在具体行动中可能会需要根据所处的环境,时间的多少,精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动
  • 下面这幅流程图清晰地说明了GTD的方法与流程。
    workflow diagram

    GTD的工具:GTD的工具既可以是PDA也可以是最普通的纸和笔。在PDA中有许多GTD的软件,比如PPC系统的Listpro、Informant,Palm系统的Datebook,Lifebalance等等。如果没有PDA也没关系,已经有很多Blogger发明出了许多方便地使用纸和笔进行GTD的工具,比如这个Hipster PDA等等,在电脑上也有许多可以在GTD上使用的工具,比如GTDTiddlyWiki这个网页汇集了在电脑上使用的主要GTD工具。

    GTD部分网上资料
    中文GTD介绍及讨论(几乎都是各PDA论坛上的内容):

  • 时间管理 (Getting Things Done)[by gasolin]:介绍了GTD的主要原理、流程以及在Palm上的应用,几乎是国内最早讨论GTD的帖子
  • GTD — PDA继续存在的意义:较详细地讨论了GTD的流程,入门贴
  • 新手?现在就和我开始Getting things done:另一个入门贴
  • 我的关于GTD应用的Outline:也是侧重在Palm软件的应用
  • 进阶 Getting Things Done
  • [GTD]读书心得--7 habits & GTD
  • [GTD]工具篇
  • GTD中文版前三章内容这三章基本上说明了GTD的原理与基础内容
  • 英文资料:

  • GTD作者David Allen的官方网站
  • Notes from Getting Things Done
  • Getting started with “Getting Things Done”
  • Summary of GTD
  • Fast Company对David Allen的访谈
  • 43Folders Wiki
  • GTD工具汇集
  • 有关GTD的几个Blog:

  • David Allen的Blog
  • 43Folders
  • To-Done
  • What’s the Next Action
  • Update:
    关于GTD的电子版,在网络上应该并不难搜索到,包括扫描的英文版与最近有人手工输入的大陆中文版,不过我感觉你最好还是去买一本在手边,不仅仅是支持一下这本好书,而且也可以方便地随时做参考。

    让你的to-do list更有效的9个建议

    我们每个人都想将工作和生活管理得井井有条,有效的时间管理方法对于生活的帮助自然是不言而喻,所以相信大部分人都和我一样多少使用过一些时间管理的工具,最常见的就是在outlook中带有的“任务”(to-do list)功能,但往往用过一段时间后就会因为种种原因而不再使用,最重要的原因往往就是to-do list发挥不了很好的效果。我就不只一次地兴致勃勃地告诉自己“这次是真的要开始实施to-do list管理了”,但也不只一次地以失败和不能坚持而告终。

    时间管理专家Mark Forster认为to-do list没有效果的主要原因有两个:一是你从来不会完整地完成一份to-do list,二是你往往在完成一个工作后,会再想到几个后续需要跟进的事,所以to-do list会越来越长,越来越多。针对这种情况,他还给出改进to-do lists的九个建议:

    1、将to-do list写在纸上而不是放在电脑上
    2、不要重新抄写,保持各项目的原貌以及修改,你也可以知道每个项目在列表上保留了多长时间
    3、谨慎选择to-do list上的项目,只写下那些你真正有时间去完成的工作,而且需要预留需要应付各种意外情况的时间
    4、新想法单独列出,不要将新想法直接写到to-do list中,单独列个“日后可能做”的列表
    5、保持每个项目都是可具体执行的行动,最好不要写“完成XX项目的报告”这样的项目,而是写“完成XX项目报告的提纲”等等
    6、不要为每个项目分优先级,这点与我们一般的了解有很大的不同。Mark认为如果为项目分优先级,那么那些优先级低的项目就永远都不会被完成,如果我们已经谨慎地确定了必须作的项目才写到to-do lists上,那么再区分优先级就没有什么意义
    7、从头开始浏览to-do list,可以先选择你目前最喜欢做的事来做,但一定要从头开始逐一浏览,而不要随机挑选
    8、每次完成一项工作后,都再次从头开始浏览
    9、对于email,也按照时间顺序从头开始浏览,选择需要处理的工作

    其实Mark也说,他自己并不喜欢to-do lists。虽然上面的建议应该会对我们改进任务列表的效果有所帮助,但我仍对实际效果持怀疑态度,而且在阅读了这篇文章后更加感觉GTD的方法对于时间管理以及提高工作效率会有很大的帮助,准备在最近整理一些相关资料,并开始GTD。

    对付RSS信息过载的初步想法与实践

    RSS的确是很方便,让我们有了信息选择的自主权,同时它主动地将信息毫无遗漏地推送到我的桌面上来。不过随之而来的问题就是,我就像当年到处订阅邮件列表后那样再次陷入了信息的海洋。

    我的RSS阅读器中那近400个有效频道(而且还在动态增加中)每天为我带来数千条更新,如果要逐一仔细阅读这些条目,估计我一整天都不用做其他事了。而在黄金周之后,累积多日未读的内容更是需要很长的时间才能够慢慢阅读完。面对每次打开RSS阅读器,总是显示有那么几千条未读内容的情况,我开始意识到自己远远不具备Scoble那样每天追踪1278个RSS源或者keso那样阅读数百个RSS的能力(keso网摘里最近英文的内容少了,是否也是因为订阅的中文blogger越来越多所致:)),已经到了需要想办法对付RSS带来的信息过载问题的时候了,

    要对付信息过载,最重要的无非是要解决RSS源数量的问题,并设法有效提高RSS的阅读效率

    由于每天总能够发现一些内容丰富的新Blog,要限制RSS源数量的增长的确是个并不容易做到的事,我首先为自己确定几点原则来明确自己的目的和提醒自己。

  • 信息的增长速度永远是超过我的吸收能力的,因此我不应为放弃某些信息而可惜或者后悔;
  • 我不应错过的信息总会通过某些重要的blogger或者网摘站点传播而知晓;
  • 认真阅读并消化真正对我有用的信息比满足于自己每天囫囵吞枣地浏览多少RSS标题并将其标记为已读更加重要;
  • 在RSS阅读器中的未读信息除了满足自己订阅了多少RSS源的虚荣感外,并没有其他用处;
  • RSS阅读只是生活的一部分,我应当安排时间做其他的事,比如blogging,读书以及与家人在一起。
  • … …
  • 而在具体的方法上,我目前尝试使用下面几点方法:

    1、单独设立每日必读组:挑选出每日必读的RSS源,强制自己每天花一定的时间来将其全部认真读完,在没有其他意外情况下,尽量每日都读完。对于其他的RSS,我就不要求自己每天都读完,但仍然保留更新,用于下文提到的挑选阅读。

    如果连续一段时间发现这个组已经很难保证每天都有时间读完,则说明必须淘汰部分其中的RSS源了。对于RSS的淘汰,我的标准是:如果每天为了读完这个组而有某个RSS源基本上都只是浏览标题的话,那就没有保留的必要;同类的RSS源在数量不堪重负之时,必须末位淘汰,忍痛割爱,但仍然放入其他组中保持更新。

    设立每日必读组除了可以强制自己每日阅读必须的信息外,也有助于提高阅读的效率,避免了经常需要从不同组中挑出要阅读的RSS所花费的时间。而且对于GreatNews或者FeedDemon等桌面阅读器,我都可以将阅读窗口最大化后,用快捷键来翻页和跳到下一个频道(GreatNews中可以使用Ctrl+pagedown来翻到本频道下一页或者在频道没有未读内容时跳到下一个未读频道,使用上较FeedDemon更加方便),这时我需要关注的只是内容本身,而不会受到频道选择的干扰,似乎在线阅读器则没有这样方便的快捷键。

    2、利用阅读器的新闻监视(News Watch)功能:不少的桌面RSS阅读器都有新闻监视的功能,对于不在我的每日必读组中的RSS源,我可以利用新闻监视功能自动筛选出我最想了解的内容,这样我既不会受太多RSS源的困扰,又不会错过那些我重点关注的内容;

    GreatNews的新闻监视还有项功能是可以将匹配的新闻自动标记为已读,可以自动地帮助我们过滤不想阅读的“垃圾”内容。比如,我现在订阅了新浪的广东新闻,希望了解我身处的广州的一些日常新闻,但这个RSS源中很多来自深圳、珠海等其他广东地市的新闻,我就用这个功能自动将这些地方的新闻标为已读,先替我将RSS内容过滤了一遍,这样我就只会读到广州的新闻(当然还有些难以过滤的漏网之鱼)。

    3、避免RSS偏食:如果只固定阅读每日必读的RSS,的确有可能造成RSS偏食的现象。我的做法是:

  • 订阅一些人的网摘以及网摘站点的popular内容,通过这些人的人工过滤机制来选出好的内容,比如我订阅keso文心等人的网摘,尤其是文心的网摘涉及的内容广泛,非常值得推荐;
  • 经常从非每日必读RSS中选择几个RSS放入观察组中,如果通过连续几天的阅读后发现这个RSS非常值得每日阅读的话,则放入每日必读组,如果觉得没有价值的话,则直接删除,或者保留RSS但不再更新,介于二者之间,则重新放回原来的组,通过这种方式来不断发现新的有价值的RSS,保持RSS源的动态,减少偏食的危险。
  • 要提高RSS的阅读效率,还可以采用只显示RSS内容前几句话的方式来迅速浏览,GreatNews已经具备这种功能,FeedDemon也即将推出这种浏览方式(这也是FeedDemon开发者Nick所采用的阅读方式),只是我还不太习惯这种方式。

    RSS过载迟早会成为大家的关注点,我相信以后的RSS阅读器肯定会在这个方面各出奇招来帮助读者,只是在目前阅读器还不能为我提供更多有效的帮助的情况下,我还是要用上面的这些办法来自己解决问题。而我对于RSS过载问题的解决办法也在刚刚开始尝试,也希望与更多的blogger一起交流经验,找出更好,更有效的方法。

    btw,我在想GTD这本书是否会有一些有启发意义的内容。