用GTD方法管理邮件收件箱

当我们在一个新起点的时候,总会有很多美好的计划和想法。正如我不久前刚刚换了一台新电脑,所以就计划这次要让自己的邮件收件箱保持干净和整洁,而不是像以前那样堆满了数千封邮件(其中甚至有数百封未读邮件),迁移到新系统需要转移数G的邮件数据,而且凌乱的收件箱还明显影响工作效率(需要花时间去找那些邮件需要处理以及常常要用搜索功能去查找邮件)和造成邮件附件管理的麻烦。

与我以往常用而且似乎也颇为流行的使用邮件过滤器来自动筛选邮件并归入相应文件夹的方法不同,这次我希望使用GTD的方法来管理我的收件箱。

GTD的核心就在于将所有的信息都进行处理,安排好它的下一步,所以我现在对所有的邮件都不设置过滤器,让他们全都进入收件箱,当然这并不是任它们呆在收件箱中,我尽量保持每天都清空收件箱的习惯。而按照GTD的原理,所有从inbox出来的东西只有三个归宿:删除、归档和确定下一步行动(包括行动、未来某天与等待)。

所以,我对邮箱作以下设置:

1、建立一个“行动”文件夹,并在其中设置”@Today”(存放紧急需要处理的工作),”Wait”(存放等待他人回复的工作)和”Someday”(存放日后某个时刻可能需要处理的工作),”To Do/Read”(存放需要处理但不太紧急的工作)几个子文件夹;
2、建立一个“存档”文件夹,并在其中根据不同项目或邮件内容分别设置子文件夹,将所有日后可能需要作为参考的邮件内容分别归类存入归档文件夹。

在收到邮件之后,就根据邮件内容判断如何处理该邮件,是删除、归档还是需要作出行动。如果需要归档,则将其移入存档文件夹下的相应子文件夹中,需要归档的邮件是指邮件本身需要存档,如果只是附件需要存档的话,还是将其另存到硬盘上,以免邮件客户端越来越庞大,降低运行效率;如果需要作出行动,则考虑是否可以在一两分钟之内完成,比如转发给某位同事,如果可以的话就立即处理,如果不行的话,就将其移动到行动文件夹中的相应子文件夹中。在发送邮件的时候如果是需要等待对方回复采取下一步行动的邮件,则同时抄送自己一份,并可以设置自动过滤器将其归入Wait文件夹,以便提醒自己日后等待对方答复。而在GTD中,定期的回顾也很重要,需要每周定期浏览一下行动文件夹下的各子文件夹。

我现在使用的ThunderBird邮件客户端还可以灵活地利用标签功能与已保存搜索功能达到更好地实施GTD的效果(via here)。在雷鸟中用户可以自行定义五个标签,而且可以用快捷键(1、2、3、4、5)给邮件迅速加上标签。我分别设置了@Today, Waiting, Someday, To Do/Read这四个标签,有一个暂时空着因为我还没想好设什么标签。再通过文件-〉新建-〉已保存搜索分别建立几个保存搜索作为文件夹这样在收到邮件的时候,只需要按快捷键就可以迅速地对邮件进行分类了,当然存档邮件需要手工移动。希望这次采用的邮件管理办法能够保持收件箱干净整洁,也能够让电子邮件也成为自己有效的GTD工具。

不过使用雷鸟GTD有个小的不足在于,GTD对于有确定日期的行动是放到某个日期的任务中,这样就可以到时候给自己一个提醒,但在雷鸟中无法作相应的设置,比较方便的解决办法就是在自己使用的其他日程表软件上标注提醒。如果你使用的是Outlook,则可以从这篇blog中学习在邮件中设置到期提醒的方法。

除了使用上面的方法来GTD外,下面的这几条对于管理电子邮件应该也具有参考意义:

1、充分利用垃圾邮件过滤功能,现在不少的邮件客户端或者是WebMail都具有垃圾邮件过滤功能,应该充分利用垃圾邮件过滤避免花时间处理这些无效的垃圾邮件。
2、不建议使用工作邮箱订阅Newsletter,如果确实想只用一个邮箱的话,就需要设置邮件过滤器,将邮件列表过滤到专门的文件夹中。
3、不要害怕删除邮件,对于那些第一感没有保留和日后参考价值的邮件就大胆地删除。如果确实在日后几天内需要查阅某封邮件,别担心,只要在邮件客户端设置在服务器上保留最近7天的邮件,我想在7天之后都不需要查阅而且你感觉没有存档必要的邮件日后还需要查阅的可能性个人感觉是很小的。
4、适当增加邮件客户端自动检查新邮件的间隔时间,或者取消新邮件到达提醒,因为频繁的自动检查与提醒很可能会分散你对手头工作的注意力,从而降低效率。
5、定期清空发件箱,由于自己发出的重要邮件已经抄送自己一份,并按照上面的GTD的方法存档或者等待处理,因此其他的已发送邮件基本上都可以安心地删除了。如果担心自己会忘记抄送给自己,如果客户端支持,也可以直接设置所有的已发送邮件都抄送自己一份(ThunderBird可以)。

ps. 这里列了不少关于管理邮件的方法,比如如果你使用的是Gmail,则可以下载这份PDF文件看看如何使用Gmail来GTD。

9 thoughts on “用GTD方法管理邮件收件箱

  1. 老白的解析不虚啊:未完成 – Incomplete
    刻苦用功的同学。未完成可否牵头做一个自定义首页,当然我希望它是付费的,无限存贮空间以供分享(这里可以玩一个动态分配容量的游戏)集成了在线效率手册,在线rss阅读器,在线书签,网络硬盘,博客+播客+拍客…..这个平台的可怕之处是很容易上瘾,它拥有着比google更强大的弹性,毕竟没有上市就不会有太多增长压力。世面上一有新产品,马上就照抄,比ms和QQ还要会copy。怎么样,论证一下,我愿意掏200元/年,就看你怎么利用她来做广告了 。建议only,仅因看不上那些所谓的个人首页。

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  5. 应该组织一下关于gtd的讨论
    在公司安排每个主管都要读一下 这本书另外发现什么比较适合的gtd工具软件了么?
    准备了换一个ppc的手机开始gtd之旅了.

    ………………………………………….y_monK

  6. 你感觉如果以对于GTD的为个人服务对象借助 person brain的模式发展,发展企业级的在线解决方案的思路如何?或者借助两者特性做一个类似web2.0的东西出来.
    适度保证web版与微软和其它常用软件的的结合程度.对于起始的个人用户使用是免费的,对于企业用户发放license的方式.

  7. Pingback: 高效Email管理 | 葡挞生活

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