六一节了,让孩子们玩好

刚过12点时,正好在Google Reader看到连线的Geek老爸博客的一篇文章,说到宜家进行的关于孩子们游戏行为的一项调查,很应景,和大家分享一下。

  • “孩子们都希望能够和伙伴们(89%)或者父母(73%)一起游戏,而不是无聊地看电视(11%)”,所以有空的话多陪孩子一起玩,而不是用电视或电脑来打发他们
  • “大约有45%的家长认为寓教于乐是最好的游戏,在中国、俄罗斯、西班牙等国家这个比例达到三分之二。有27%的家长认为游戏总是有一个目的的。不过对于孩子们来说,玩是最重要的,有超过一半的孩子更希望能玩,而不是在玩中学习”。多给孩子们一点空间,让他们能纯粹地玩。
  • “45%的家长认为自己没有足够的时间陪孩子们玩。即使他们有时间,也有很多人(26%)认为在陪他们的时候没法专心投入到和孩子们的游戏中”。我就常常无法全心投入到和女儿的游戏中,以后要学会更多地投入,去享受那片刻简单的快乐。
  • “71%的家长认同应该在家里鼓励孩子更多的创意和创造力,可是不知道应该如何去做”。这确实是个难题,或许是因为我们自身就太缺乏创造力(多看看GeekDad?),有时候我们可能还需要从孩子身上学习创造力。为家长提供这方面的帮助,也是幼教领域的一个商机吧。
  • “72%的家长认为快乐是最重要的事,排在后面两位的是财务上的成功和为他人着想”。健康居然没有进入前三甲,快乐和健康当然是最重要的。

个人知识管理之Wiki篇

三年前开始写blog,在大量的阅读以及写blog时的消化和再整理的过程中,感觉对于自己的知识整理有很大的帮助。不过后来发现blog的文章还是太破碎,不利于有条理地整理知识,于是开始尝试使用Wiki。

利用虚拟主机的服务器搭建了一个wiki使用了一段时间,但因为速度原因,一直想换一个桌面版的wiki,让自己更方便地进行知识管理。但我希望这还是一个基于浏览器的Wiki,这样可以方便跨平台的使用,以及进行网络的同步和备份,由于是基于浏览器的桌面使用,我希望最好能够不安装程序、使用环境及数据库。在Wikipedia中研究了一些个人wiki程序后,定位了几个比较适合的程序DokuWiki, Twiki和MoinMoin.

这三个程序都是基于文件的存储,并不需要安装数据库,而且都是基于浏览器使用,方便跨平台使用。DokuWikiTwiki都分别有无需安装的便携版,其中集成了使用环境,只需要将文件解压缩后就可以直接使用,甚至可以直接放到U盘上随时携带,非常方便。MoinMoin以前也可以直接解压使用的MoinMoin Desktop Edition,不过新版的Desktop Edition要求额外安装一个Python的使用环境

从三个程序的比较上看,DokuWiki在安装和使用上都最为简单方便,也有很丰富的插件体系和漂亮的模板可以选用,还有我很喜欢的类似维基百科的分节编辑功能,避免在编辑时需要在一长篇文章中找到需要编辑的部分。不过DocuWiki的名字空间稍显复杂,新建条目也不是特别方便,在编辑语法上与其他程序相比较也功能较弱,我也未能在DocuWiki上成功地安装使用所见即所得的编辑器。

TWiki是基于perl的功能强大的Wiki系统,在很多公司中用于内部的企业wiki,界面也很漂亮,页面添加附件功能很方便友好。但是强大的功能同时也使得使用和配置比较复杂,而更糟糕的是Twiki对于中文的支持很差(与桌面版本好像有一定的关系),经常出现有些中文条目无法使用中文作为条目名称的情况,不得不放弃。

MoinMoin基于Python,对中文的支持非常好,代码编辑模式和所见即所得的使用和切换也非常便捷。MoinMoin的宏编辑以及页面模板功能对于提高编辑的效率有非常大的帮助,当然这些宏命令也需要花一些时间去学习。不过新版的桌面版MoinMoin不是一个解压后可以直接使用的版本,还需要额外安装Python。

除了TWiki对于中文的支持有问题而不得不放弃外,MoinMoin和DokuWiki我感觉都比较适合作为一个个人的Wiki工具,进行知识管理。如果只需要简单易用的个人Wiki,可以选择Dokuwiki;如果愿意花些时间学习MoinMoin的宏编辑命令,从而更好地编辑和管理条目的话,可以考虑MoinMoin。而且只要坚持,积少成多,过段时间之后就会发现自己在不知不觉中已经积累了不少的知识,而以前这些知识可能都埋藏在邮件、文章等等各个角落,而得不到很好的组织和利用。

(有关以上三种Wiki工具的更详细的比较可参见WikiMatrix

Update:(200812)在使用wiki的过程中发现我的wiki内容在不同的条目中有大量重用的需求,所以后来还是转用MediaWiki系统了,用一个免安装的XAMPP搭好环境,也很方便。

PPT演示的10/20/30法则

如果有人让你在准备演讲的PPT的时候只能用不小于30点的大字体,你是不是觉得他疯了?不过这正是风险投资家盖川崎(Guy Kawasaki)的建议。

Guy Kawasaki是个活跃的VC,之前曾是Apple的员工并创立过多家公司,现任风险投资公司Garage.com的CEO,而且写过多本畅销的商业书籍

作为一个日常接触许多创业者以及他们的商业计划书和演示的VC,他建议在准备PPT的时候应该遵循10/20/30法则。具体而言就是:演示文件不超过10页,演讲时间不超过20分钟,演示使用的字体不小于30点(30 point)。

10页:不要用很多的内容来使你的PPT显得很充实,10页足已,太多的内容让人更无法记住重点。而如果你是写给VC,Guy Kawasaki建议可以写下面的10个要点:

      问题
      你的解决方案
      商业模式
      关键技术
      市场推广计划
      竞争
      团队
      业务预测及里程碑
      现状及时间表
      总结

20分钟:虽然你可能有1个小时的时间,但你安装投影可能就会需要很多时间,而你的观众可能会迟到,可能会早退,何况与听众的互动与问答时间非常重要,所以只说20分钟时间是个明智的选择,而且听众往往对于超过20分钟的演讲会分心和感到厌倦。

30点字体:30点字体的话,在一页PPT里可放不下多少字。不过Guy Kawasaki认为使用大字体写更少的内容除了能够让听众看得更清晰之外,更重要的是这能够让你认真思考自己需要写出来的主要观点是什么,并能够更好地围绕这个关键点进行阐述和解释。

其实这个法则用一个词来概括我觉得就是简洁,只是我想大多数的人都会觉得写得越多,内容越丰富,看起来就越有力,其实我也这样想,呵呵。不过我现在也在尝试改变自己的一些习惯,将更丰富的数据、论据等内容作为附件,而让正文变得直接和简洁。

ps.
1. Guy Kawasaki的这篇原文下面有不少留言也很值得阅读;
2. Guy Kawasaki的Blog对于创业者而言有很多值得阅读的内容,非常值得推荐(RSS订阅地址)。

用GTD方法管理邮件收件箱

当我们在一个新起点的时候,总会有很多美好的计划和想法。正如我不久前刚刚换了一台新电脑,所以就计划这次要让自己的邮件收件箱保持干净和整洁,而不是像以前那样堆满了数千封邮件(其中甚至有数百封未读邮件),迁移到新系统需要转移数G的邮件数据,而且凌乱的收件箱还明显影响工作效率(需要花时间去找那些邮件需要处理以及常常要用搜索功能去查找邮件)和造成邮件附件管理的麻烦。

与我以往常用而且似乎也颇为流行的使用邮件过滤器来自动筛选邮件并归入相应文件夹的方法不同,这次我希望使用GTD的方法来管理我的收件箱。

GTD的核心就在于将所有的信息都进行处理,安排好它的下一步,所以我现在对所有的邮件都不设置过滤器,让他们全都进入收件箱,当然这并不是任它们呆在收件箱中,我尽量保持每天都清空收件箱的习惯。而按照GTD的原理,所有从inbox出来的东西只有三个归宿:删除、归档和确定下一步行动(包括行动、未来某天与等待)。

所以,我对邮箱作以下设置:

1、建立一个“行动”文件夹,并在其中设置”@Today”(存放紧急需要处理的工作),”Wait”(存放等待他人回复的工作)和”Someday”(存放日后某个时刻可能需要处理的工作),”To Do/Read”(存放需要处理但不太紧急的工作)几个子文件夹;
2、建立一个“存档”文件夹,并在其中根据不同项目或邮件内容分别设置子文件夹,将所有日后可能需要作为参考的邮件内容分别归类存入归档文件夹。

在收到邮件之后,就根据邮件内容判断如何处理该邮件,是删除、归档还是需要作出行动。如果需要归档,则将其移入存档文件夹下的相应子文件夹中,需要归档的邮件是指邮件本身需要存档,如果只是附件需要存档的话,还是将其另存到硬盘上,以免邮件客户端越来越庞大,降低运行效率;如果需要作出行动,则考虑是否可以在一两分钟之内完成,比如转发给某位同事,如果可以的话就立即处理,如果不行的话,就将其移动到行动文件夹中的相应子文件夹中。在发送邮件的时候如果是需要等待对方回复采取下一步行动的邮件,则同时抄送自己一份,并可以设置自动过滤器将其归入Wait文件夹,以便提醒自己日后等待对方答复。而在GTD中,定期的回顾也很重要,需要每周定期浏览一下行动文件夹下的各子文件夹。

我现在使用的ThunderBird邮件客户端还可以灵活地利用标签功能与已保存搜索功能达到更好地实施GTD的效果(via here)。在雷鸟中用户可以自行定义五个标签,而且可以用快捷键(1、2、3、4、5)给邮件迅速加上标签。我分别设置了@Today, Waiting, Someday, To Do/Read这四个标签,有一个暂时空着因为我还没想好设什么标签。再通过文件-〉新建-〉已保存搜索分别建立几个保存搜索作为文件夹这样在收到邮件的时候,只需要按快捷键就可以迅速地对邮件进行分类了,当然存档邮件需要手工移动。希望这次采用的邮件管理办法能够保持收件箱干净整洁,也能够让电子邮件也成为自己有效的GTD工具。

不过使用雷鸟GTD有个小的不足在于,GTD对于有确定日期的行动是放到某个日期的任务中,这样就可以到时候给自己一个提醒,但在雷鸟中无法作相应的设置,比较方便的解决办法就是在自己使用的其他日程表软件上标注提醒。如果你使用的是Outlook,则可以从这篇blog中学习在邮件中设置到期提醒的方法。

除了使用上面的方法来GTD外,下面的这几条对于管理电子邮件应该也具有参考意义:

1、充分利用垃圾邮件过滤功能,现在不少的邮件客户端或者是WebMail都具有垃圾邮件过滤功能,应该充分利用垃圾邮件过滤避免花时间处理这些无效的垃圾邮件。
2、不建议使用工作邮箱订阅Newsletter,如果确实想只用一个邮箱的话,就需要设置邮件过滤器,将邮件列表过滤到专门的文件夹中。
3、不要害怕删除邮件,对于那些第一感没有保留和日后参考价值的邮件就大胆地删除。如果确实在日后几天内需要查阅某封邮件,别担心,只要在邮件客户端设置在服务器上保留最近7天的邮件,我想在7天之后都不需要查阅而且你感觉没有存档必要的邮件日后还需要查阅的可能性个人感觉是很小的。
4、适当增加邮件客户端自动检查新邮件的间隔时间,或者取消新邮件到达提醒,因为频繁的自动检查与提醒很可能会分散你对手头工作的注意力,从而降低效率。
5、定期清空发件箱,由于自己发出的重要邮件已经抄送自己一份,并按照上面的GTD的方法存档或者等待处理,因此其他的已发送邮件基本上都可以安心地删除了。如果担心自己会忘记抄送给自己,如果客户端支持,也可以直接设置所有的已发送邮件都抄送自己一份(ThunderBird可以)。

ps. 这里列了不少关于管理邮件的方法,比如如果你使用的是Gmail,则可以下载这份PDF文件看看如何使用Gmail来GTD。

谁偷走了你的时间?

相信不少人有和我类似的经历,一整天似乎总是忙忙碌碌,感觉时间不够用,但到了晚上一清点,却往往发现有很多计划好的事情都没有完成,忙碌的一天似乎没有什么效果,那么那些时间到底花到哪里去了,是谁偷走了我的时间?Donald E. Wetmore博士认为有11个时间窃贼每天都在窥视着你的宝贵时间,并不时下手偷走它。

1、缺乏计划:缺乏工作计划会让你每天“随机”地处理遇到的事,而可能忘记最需要在当天解决的问题,GTD的方法应该能够在很大程度上帮助解决这个问题。
2、最后期限:临近最后期限的时候,由于时间的压力及紧迫感,往往工作匆忙,可能会需要反复地去回头修改,浪费了时间,通过对事件的良好管理应该能够尽量避免的最后期限到来的时候才匆匆忙忙地赶工的情形。
3、拖拉不决:计划如果只是停留在计划就永远不能成为现实,重要的是要着手去做。一旦起步了就会发现其实坚持下去并不太困难。
4、突发事件:每天总会遇到不少突发事件,但并不是所有的突发事件都需要马上去进行处理,根据需要去判断是应该马上处理这件事还是将它放到工作计划中以后再处理。
5、缺乏授权:要善于利用别人的时间与能力,不需要任何事都亲力亲为
6、无谓会议:没有效果的会议往往是最大的浪费时间的窃贼,在开会之前考虑一下这个会议是否必需的,是否所有参加会议的人员都是有必要参加的。
7、不及时归类:人们往往等事情集中成一堆了才会开始处理,但这样会浪费时间在反复的处理和分类上,最好在遇到新事情的时候就进行及时地分类或处理(感觉这条与GTD的方法略有差异)
8、乱找东西:将经常需要用到的工具或材料放在手边很方便就够得到的地方,而不要去寻找。
9、缺乏关系网:良好的关系网络能够帮助你解决不少问题,在平时就要注意建立自己广泛的关系网络
10、情绪不佳:不佳的情绪会让你花更多的时间去抱怨问题,而不是积极地寻找解决的方法,严重影响效率
11、消极思维:如果周围有很多思考问题消极的人,往往需要花费大量的时间去听他们的抱怨,而不能专心工作。

其中我比较认同的是1、3、4、5、6这几条,那么对于你来说,是否这11个时间的窃贼也是每天都将你宝贵的时间悄悄地偷走了呢?

原文:The Time Theives

GTD的基本理念、方法与网络资源

GTD来自于David Allen的一本畅销书《Getting Things Done》,国内的中文翻译本《尽管去做:无压工作的艺术》由中信出版,而在网络上流传的《搞定!-2分钟轻松管理工作与生活》的中文名则是台湾译本的名称。GTD在Amazon的销售排名中名列98位,在国外的Blogger中也引起大量的讨论与研究,而《尽管去做》这本书在国内却没有引起太多的反响,而且国内大部分对于GTD的讨论都集中在几个主要的PDA论坛,中文Blog圈中的相关讨论则很少,而且其中还有不少是转摘的内容。

GTD的理念:GTD的核心理念在于只有将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划,你才能够心无挂念,全力以赴地做好目前的工作,提高效率。而当你总是有些事萦绕在心头,悬而未决的时候,你要么就是会不时地想起它而影响现在的工作,要么就是会忘记了去做。而GTD通过将所有的这些事都罗列出来再进行分类,确定下一步的处理方法,将所有这些悬而未决之事都纳入我们可控制的一个管理体系中。

GTD的基本方法:GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。

  • 收集:就是将你能够想到的所有的未尽事宜(GTD中称为stuff)统统罗列出来,放入inbox中,这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子,也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑,记录下所有的工作
  • 整理:将stuff放入inbox之后,就需要定期或不定期地进行整理,清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理,对于不能付诸行动的内容,可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾几类,而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成,如果可以则立即行动完成它,如果不行对下一步行动进行组织
  • 组织:个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤,组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统,而对下一步行动的组织则一般可分为:下一步行动清单,等待清单和未来/某天清单。等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作,未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子等等。而下一步清单则是具体的下一步工作,而且如果一个项目涉及到多步骤的工作,那么需要将其细化成具体的工作。GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于,它作了进一步的细化,比如按照地点(电脑旁、办公室、电话旁、加利、超市)分别记录只有在这些地方才可以执行的行动,而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作
  • 回顾:回顾也是GTD中的一个重要步骤,一般需要每周进行回顾与检查,通过回顾及检查你的所有清单并进行更新,可以确保GTD系统的运作,而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作
  • 执行:现在你可以按照每份清单开始行动了,在具体行动中可能会需要根据所处的环境,时间的多少,精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动
  • 下面这幅流程图清晰地说明了GTD的方法与流程。
    workflow diagram

    GTD的工具:GTD的工具既可以是PDA也可以是最普通的纸和笔。在PDA中有许多GTD的软件,比如PPC系统的Listpro、Informant,Palm系统的Datebook,Lifebalance等等。如果没有PDA也没关系,已经有很多Blogger发明出了许多方便地使用纸和笔进行GTD的工具,比如这个Hipster PDA等等,在电脑上也有许多可以在GTD上使用的工具,比如GTDTiddlyWiki这个网页汇集了在电脑上使用的主要GTD工具。

    GTD部分网上资料
    中文GTD介绍及讨论(几乎都是各PDA论坛上的内容):

  • 时间管理 (Getting Things Done)[by gasolin]:介绍了GTD的主要原理、流程以及在Palm上的应用,几乎是国内最早讨论GTD的帖子
  • GTD — PDA继续存在的意义:较详细地讨论了GTD的流程,入门贴
  • 新手?现在就和我开始Getting things done:另一个入门贴
  • 我的关于GTD应用的Outline:也是侧重在Palm软件的应用
  • 进阶 Getting Things Done
  • [GTD]读书心得--7 habits & GTD
  • [GTD]工具篇
  • GTD中文版前三章内容这三章基本上说明了GTD的原理与基础内容
  • 英文资料:

  • GTD作者David Allen的官方网站
  • Notes from Getting Things Done
  • Getting started with “Getting Things Done”
  • Summary of GTD
  • Fast Company对David Allen的访谈
  • 43Folders Wiki
  • GTD工具汇集
  • 有关GTD的几个Blog:

  • David Allen的Blog
  • 43Folders
  • To-Done
  • What’s the Next Action
  • Update:
    关于GTD的电子版,在网络上应该并不难搜索到,包括扫描的英文版与最近有人手工输入的大陆中文版,不过我感觉你最好还是去买一本在手边,不仅仅是支持一下这本好书,而且也可以方便地随时做参考。

    让你的to-do list更有效的9个建议

    我们每个人都想将工作和生活管理得井井有条,有效的时间管理方法对于生活的帮助自然是不言而喻,所以相信大部分人都和我一样多少使用过一些时间管理的工具,最常见的就是在outlook中带有的“任务”(to-do list)功能,但往往用过一段时间后就会因为种种原因而不再使用,最重要的原因往往就是to-do list发挥不了很好的效果。我就不只一次地兴致勃勃地告诉自己“这次是真的要开始实施to-do list管理了”,但也不只一次地以失败和不能坚持而告终。

    时间管理专家Mark Forster认为to-do list没有效果的主要原因有两个:一是你从来不会完整地完成一份to-do list,二是你往往在完成一个工作后,会再想到几个后续需要跟进的事,所以to-do list会越来越长,越来越多。针对这种情况,他还给出改进to-do lists的九个建议:

    1、将to-do list写在纸上而不是放在电脑上
    2、不要重新抄写,保持各项目的原貌以及修改,你也可以知道每个项目在列表上保留了多长时间
    3、谨慎选择to-do list上的项目,只写下那些你真正有时间去完成的工作,而且需要预留需要应付各种意外情况的时间
    4、新想法单独列出,不要将新想法直接写到to-do list中,单独列个“日后可能做”的列表
    5、保持每个项目都是可具体执行的行动,最好不要写“完成XX项目的报告”这样的项目,而是写“完成XX项目报告的提纲”等等
    6、不要为每个项目分优先级,这点与我们一般的了解有很大的不同。Mark认为如果为项目分优先级,那么那些优先级低的项目就永远都不会被完成,如果我们已经谨慎地确定了必须作的项目才写到to-do lists上,那么再区分优先级就没有什么意义
    7、从头开始浏览to-do list,可以先选择你目前最喜欢做的事来做,但一定要从头开始逐一浏览,而不要随机挑选
    8、每次完成一项工作后,都再次从头开始浏览
    9、对于email,也按照时间顺序从头开始浏览,选择需要处理的工作

    其实Mark也说,他自己并不喜欢to-do lists。虽然上面的建议应该会对我们改进任务列表的效果有所帮助,但我仍对实际效果持怀疑态度,而且在阅读了这篇文章后更加感觉GTD的方法对于时间管理以及提高工作效率会有很大的帮助,准备在最近整理一些相关资料,并开始GTD。

    做笔记的五种方法

    无论是听课或者参加各种会议、研讨会和论坛,在日常生活中我们常常会遇到需要做笔记的场合,但对于如何更好和更高效地做笔记,可能很多人都与我一样只会使用最常见的“字句记录法”,最多加上类似思维导图的“导图法”。今天在lifehack上看到有关做笔记的五种方法。

    1、字句记录法(The Sentence Method):字句记录法就是大家最熟悉和最常用的方法,根据听到的内容做简单的记录,每条记录都单独成段,可能还加上编号,但这种方法最大的不方便之处在于不容易确定各点之间的关系和重要性,而且事后需要再行整理,也不方便事后的自我回忆。字句记录法在讲者说得比较缺乏条理和结构性的情况下比较适用。

    2、表格法(The Charting Method):如果讲者的内容非常有条理,而且各部分之间的结构比较统一或接近,就可以利用表格法来做笔记,不过这种方法要求你事先对将要听到的内容有所了解,而且最好能够事先准备好表格,下图是表格法的一个例子。

    3、导图法(The Mapping Method):这是一种类似与思维导图mindmap)的做笔记方法,用图示的方式清晰地记录每个要点之间的关系,便于理解关系和找出重点,简单明了,下图是导图法的一个例子。

    4、大纲法(The Outlining Method):大纲法采用的是类似Word等文本编辑软件中的大纲视图的方法,通过逐层缩进的方法来确定各要点之间的关系。如果大纲方式能够很好地应用的话,那么完成的笔记就是一份很有条理的会议记录,但使用大纲法需要在听的同时迅速判断要点之间的关系以做出合理的记录,如果讲者的速度很快或者材料的条理性不是太强的话,应用这种方法就有一定的困难。下图是大纲法的一个例子。

    5、康奈尔法(The Cornell Method):康奈尔法与前面提到的方法有所不同的是,其实它更主要的是一种笔记的形式,因此可以方便地与上述的方法混合使用。康奈尔法的要点在于,在纸的左边留出一部分的空间,在听的过程中所做的笔记只记在右边,在会后再根据笔记的内容在左边补上提示性或者总结性的词语或句子(如下图),这样整个笔记的重点就可以从左边的要点中一目了然(在外资投行的研究报告上常可以看到这种格式)。

    其实这五种方法都可以在做笔记的过程中根据不同的情况进行综合运用,尤其是康奈尔法,个人感觉可以与上述的其他方法混合运用。如果想了解更详细的信息,可以到这个网站,或者下载Doc文档